Ratgeber E-Rechnung
E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD einfach erklärt
Die E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht — und für viele mittelständische Betriebe immer noch ein Rätsel. Dieser Leitfaden erklärt ohne Fachchinesisch, was eine E-Rechnung wirklich ist, welche Fristen gelten, worin sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und wie du in wenigen Minuten deine erste E-Rechnung erzeugst.
1. Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist kein hübsch gestaltetes Dokument, sondern ein strukturierter Datensatz. Die Rechnungsdaten liegen in klar definierten XML-Feldern, damit die Buchhaltungssoftware des Empfängers sie ohne Abtippen einlesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die festlegt, welche Felder es gibt und wie sie heissen.
Der wichtigste Punkt
Das PDF, das du bisher per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Seit 2025 heisst es im Gesetz „sonstige Rechnung“. Du kannst aber deine einfache PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung umwandeln — das geht mit dem PDF-zu-E-Rechnung-Konverter.
Der Unterschied ist rein technisch — inhaltlich steht in einer E-Rechnung genau das, was auch bisher auf deiner Rechnung stand. Es geht ausschliesslich darum, dass Maschinen die Angaben eindeutig zuordnen können.
2. Ab wann gilt was? Die Fristen im Überblick
Die Pflicht kommt gestaffelt. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen empfangen (gilt schon lange) und ausstellen (kommt schrittweise).
seit 01.01.2025
Empfangspflicht für alle
Jedes inländische Unternehmen — vom Handwerksbetrieb bis zum Konzern — muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
bis 31.12.2026
Übergangsfrist für den Versand
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
bis 31.12.2027
Verlängerte Frist für kleine Betriebe
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen ein Jahr länger auf Papier und PDF ausstellen.
ab 01.01.2028
Vollständige Ausstellungspflicht
Im inländischen B2B-Geschäft muss jede Rechnung als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden.
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz und der geänderte § 14 UStG. Details findest du im BMF-Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG.
3. XRechnung oder ZUGFeRD — was nehme ich?
Beide Formate erfüllen die EN 16931 und sind gesetzlich zulässig. Sie unterscheiden sich darin, ob ein Mensch die Rechnung direkt lesen kann.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML — keine visuelle Darstellung | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Stylesheet | Ja, das PDF öffnet sich wie gewohnt |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden (B2G), Peppol | Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) |
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD / FNFE-MPE (identisch mit Factur-X) |
| Besonderheit | Leitweg-ID des Empfängers meist Pflicht | Empfänger kann PDF lesen, auch ohne E-Rechnungs-Software |
Unsere Empfehlung
Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber nimmst du die XRechnung — meist ist sie dort vorgeschrieben. Für alle anderen Geschäftskunden ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl: Der Empfänger sieht ein ganz normales PDF, und wer eine passende Software hat, liest zusätzlich die strukturierten Daten aus. Niemand muss umlernen.
4. Was muss in einer E-Rechnung stehen?
Die klassischen Pflichtangaben aus § 14 UStG gelten unverändert weiter:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
Zusätzlich: strukturierte Felder, die oft vergessen werden
Die EN 16931 verlangt, dass bestimmte Angaben nicht als Fliesstext, sondern in eigenen Datenfeldern stehen. Diese vier sorgen in der Praxis am häufigsten für abgewiesene Rechnungen:
- Leitweg-ID (BT-10)
- Adressierungsmerkmal für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Der Auftraggeber teilt sie dir mit — ohne sie wird die Rechnung abgewiesen.
- Zahlungsbedingungen (BT-20 / BT-9)
- Fälligkeitsdatum bzw. Zahlungsziel müssen als eigenes Datenfeld erfasst werden, nicht nur als Freitext.
- Bankverbindung (BG-17)
- IBAN und BIC gehören in strukturierte Felder, damit die Zahlung automatisch angestossen werden kann.
- Steuerkategorie je Position (BT-151)
- Jede Rechnungsposition braucht einen Umsatzsteuer-Code — auch bei Steuerbefreiung oder Kleinunternehmerregelung.
In unserem Rechnungstool werden diese Felder automatisch anhand deiner Eingaben befüllt — du musst dich nicht um die XML-Struktur selbst kümmern.
5. Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, befreit — sie dürfen dauerhaft weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Von der Empfangspflicht sind sie allerdings nicht ausgenommen: Auch ein Kleinunternehmer muss seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können.
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und braucht stattdessen einen eindeutigen Hinweis auf der Rechnung:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Unser Tool setzt diesen Hinweis auf Wunsch automatisch und hinterlegt in der E-Rechnung zusätzlich den passenden Steuerbefreiungs-Code, damit die Datei validiert.
6. Versand und Archivierung
Für den Versand gibt es keine vorgeschriebene Technik. In der Praxis haben sich drei Wege etabliert:
Der einfachste Weg und für die allermeisten Betriebe völlig ausreichend. XML oder ZUGFeRD-PDF einfach anhängen.
Peppol
Europäisches Netzwerk für den automatisierten Rechnungsaustausch. Sinnvoll bei hohem Volumen oder wenn Kunden es verlangen.
Behördenportale
Bund und Länder betreiben eigene Eingänge, etwa die ZRE des Bundes. Dort lädst du die XRechnung direkt hoch.
Bei der Archivierung gilt: Der strukturierte XML-Teil ist das steuerlich relevante Original und muss unveränderbar aufbewahrt werden. Es genügt also nicht, nur einen Ausdruck oder die PDF-Ansicht abzulegen. Für Rechnungen gilt seit 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Mit dem kostenlosen Tool erhältst du beim Erstellen einer Rechnung sowohl das lesbare PDF als auch den strukturierten XML-Datensatz — beides revisionssicher ablegbereit.
7. Erste Schritte — und typische Fehler
- 1Prüfe, ob dein E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen bereitsteht und wer im Betrieb dafür zuständig ist.
- 2Kläre mit deiner Steuerberatung, wie die XML-Dateien revisionssicher abgelegt werden.
- 3Erstelle testweise eine ZUGFeRD-Rechnung und schicke sie an einen Stammkunden.
- 4Frage bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID ab, bevor die erste Rechnung fällig wird.
- 5Stelle spätestens 2027 komplett auf strukturierte Ausgangsrechnungen um.
Diese Fehler kosten am meisten Zeit
- Ein PDF umbenennen oder scannen und es „E-Rechnung“ nennen — das erfüllt die Anforderungen nicht.
- Rechnungen an Behörden ohne Leitweg-ID verschicken.
- Nur das sichtbare PDF archivieren und den XML-Teil verwerfen.
- Steuerbefreiungen als Freitext statt als strukturierten Code hinterlegen.
- Davon ausgehen, dass Kunden Papierrechnungen weiterhin akzeptieren müssen.
8. Häufige Fragen
Weitere Antworten rund um das Tool findest du in unserer allgemeinen FAQ.
Hinweis: Dieser Leitfaden dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Massgeblich sind die gesetzlichen Regelungen, insbesondere § 14 UStG und die Norm EN 16931.